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Die Lohnsteuerkarte wird abgeschafft und zum 1. Januar 2013 durch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt. Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (z.B. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal). Mit der erstmaligen Anwendung der ELStAM wird das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfacht. Sobald Ihr Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzt, werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (z. B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch für Ihren Lohnsteuerabzug berücksichtigt.
Ihr Arbeitgeber muss die betrieblichen Abläufe an das neue elektronische Verfahren anpassen und eine entsprechend angepasste Software einsetzen. Um Ihrem Arbeitgeber und der Verwaltung einen schrittweisen Einstieg in das neue Verfahren zu ermöglichen, wurde ein Einführungszeitraum geschaffen. Ihr Arbeitgeber muss danach spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die ELStAM abrufen und anwenden.
Letztmalig wurde für das Jahr 2010 eine Lohnsteuerkarte ausgestellt. Diese oder danach vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigungen gelten bis zum Einstieg Ihres Arbeitgebers in das elektronische Verfahren. Der Arbeitgeber erhält künftig die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung.
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1.2. Ihre Vorteile auf einen Blick
Die Kommunikation zwischen Bürger, Unternehmen und Finanzamt kann individuell, papierlos auf elektronischem Wege erfolgen; sie wird dadurch wesentlich beschleunigt.
Bei Änderungen muss keine Vorlage der Lohnsteuerkarte mehr erfolgen. Das erspart das Abholen und Zurückbringen der Lohnsteuerkarte durch den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber
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1.3. Allgemeine Hinweise
Die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. eine aktuelle Ersatzbescheinigung behält bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM ihre Gültigkeit. Ihr Arbeitgeber muss diese bis Ende des Jahres 2014 weiter aufbewahren.
Besonderheiten im Übergangsjahr 2013
Mit der Umstellung müssen die bisher in der Übergangszeit 2011/12 automatisch übertragenen Freibeträge für den Lohnsteuerabzug 2013 neu beantragt werden. Vergleiche im Einzelnen Punkt 2.3
Alle Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind grundsätzlich auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer neuen Ersatzbescheinigung einzutragen. Liegen Ihrem Arbeitgeber diese bereits vor, können die Änderungen beim ersten Arbeitsverhältnis wie folgt nachgewiesen werden:
• Vorlage eines vom Finanzamt ausgestellten Ausdrucks der ab 2013 gültigen ELStAM.
• Vorlage des im Herbst 2011 versandten Informationsschreibens des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab 1. Januar 2012. Wichtig ist,
dass die Angaben darin aktuell und vollständig sind.
Bitte beachten Sie, dass mit jedem neuen Nachweis alle bisherigen Eintragungen ungültig werden. Nur der aktuellste Nachweis gilt.
Beginn eines Arbeitsverhältnisses im Jahr 2013
Wird im Jahr 2013 erstmalig ein Arbeitsverhältnis begründet, hat Ihr Arbeitgeber Sie im ELStAM-Verfahren anzumelden. Solange Ihr Arbeitgeber nicht am ELStAM-Verfahren teilnimmt, ist bei Ihrem zuständigen Finanzamt ein Antrag auf Ausstellung einer Ersatzbescheinigung zu stellen.
Sie sind ledig und beginnen im Jahr 2013 erstmalig eine Ausbildung?
In diesem Fall kann Ihr Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn Sie Ihre Identifikationsnummer, Ihren Geburtstag sowie Ihre Religionszugehörigkeit mitteilen und gleichzeitig schriftlich bestätigen, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Kommt die Steuerklasse I nicht in Betracht, können Sie als Auszubildender beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen.
Sollten Sie Ihre Ausbildung bereits im Jahr 2011 oder 2012 begonnen haben, ist die Bestätigung des Familienstands und des ersten Dienstverhältnisses in 2013 zu wiederholen.
Arbeitgeberwechsel in den Jahren 2013 und 2014
Bei einem Arbeitgeberwechsel wird Ihnen die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung vom bisherigen Arbeitgeber zur Übergabe an den neuen Arbeitgeber zurückgegeben. Soweit Sie Ihrem bisherigen Arbeitgeber weitere Nachweise vorgelegt hatten, sind diese mit auszuhändigen.
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2. Zuständigkeiten
2.1. Wer führt künftig Änderungen durch?
Seit dem Jahr 2011 sind die Finanzämter für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) zuständig. Die Finanzämter sind für folgende Eintragungen zuständig:
• Änderung der Steuerklasse
• Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten bzw. Änderungen nach Beendigung der Trennung
• Eintragung von Kinderfreibeträgen für Kinder über 18 Jahre
• Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale
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2.2. Melderechtliche und standesamtliche Änderungen
Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie zum Beispiel
• Kirchenein- oder Kirchenaustritt,
• Eheschließung und
• Geburt, Adoption oder Tod
werden nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet.
Von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen erfolgt eine direkte Datenweitergabe zur Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Dabei wird im Falle der Eheschließung die Steuerklasse IV/IV unterstellt. Sobald Ihr Arbeitgeber am ELStAM-Verfahren teilnimmt, ist der Weg zum Finanzamt nur dann erforderlich, wenn eine andere Steuerklassenwahl (etwa von IV/IV auf III/V) oder die Übertragung eines Kinderfreibetrages gewünscht wird.
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2.3. Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2013
Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Umstellung Ihres Arbeitgebers auf das ELStAM-Verfahren Ihre vorhandenen Freibeträge unbedingt wieder beantragen müssen. Ansonsten können Auswirkungen auf Ihren Nettolohn die Folge sein.
Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder für volljährige Kinder, können Sie seit Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Dies gilt auch für Kinderfreibeträge, wenn bereits ein Antrag zur mehrjährigen Berücksichtigung gestellt worden ist.
Antragsformulare finden Sie hier 
oder unter www.formulare-bfinv.de . Die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheinigung 2011/2012 brauchen dem Antrag auf Lohnsteuerermäßigung nicht beigefügt werden.
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2.4. Welche Änderungen meiner ELStAM in 2013 muss ich dem Finanzamt anzeigen?
Sie sind verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen, wenn die Eintragungen von den Verhältnissen zu Beginn des Jahres 2013 zu Ihren Gunsten abweichen.
Beispiel: Eintragung der Steuerklasse I ab 2013, weil Ihre Ehe in 2012 aufgelöst wurde und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse III weggefallen ist.
Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse II bescheinigt ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahrs jedoch entfällt.
Die in den Papierbescheinigungen eingetragenen Freibeträge gelten bis zum Einstieg Ihres Arbeitgebers in das ELStAM-Verfahren (Punkt 2.5) weiter. Verringert sich ein für das Jahr 2010, 2011 oder 2012 eingetragener Freibetrag (zum Beispiel geringere Fahrtkosten für Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2013 führen. Die Herabsetzung des Freibetrags können Sie beim Finanzamt beantragen.
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2.5. Das neue Verfahren – wie es funktioniert
Da Ihrem Arbeitgeber die Möglichkeit geschaffen wurde, den Einstiegszeitpunkt in das ELStAM-Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst zu wählen, gelten für diesen Einführungszeitraum Besonderheiten gegenüber dem späteren ELStAM-Verfahren.
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2.5.1 ELStAM-Verfahren im Einführungszeitraum
Im Einführungszeitraum gelten die bisher gültigen Papierbescheinigungen bis zum Einstieg Ihres Arbeitgebers in das ELStAM-Verfahren weiter. Ihr Arbeitgeber darf nur dann als Hauptarbeitgeber (mit der Folge des Abrufs der Steuerklassen I bis V) in das ELStAM-Verfahren einsteigen, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung mit der entsprechenden Steuerklasse vorliegt.
Das Finanzamt stellt Ihnen eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus, wenn ihre ELStAM falsch sind.
Grund dafür können Unstimmigkeiten bei den Meldedaten sein, die Ihr Finanzamt nicht ändern kann.
Mit Ausstellung der o.g. Bescheinigung wird Ihr Arbeitgeber so lange für den Abruf Ihrer ELStAM gesperrt, bis die Daten berichtigt sind.
Ruft Ihr Arbeitgeber die ELStAM erstmals ab, muss er diese nicht überprüfen. Stellt er allerdings Abweichungen zu den bislang verwendeten Lohnsteuerabzugsmerkmalen fest, kann er Ihnen eine „Bescheinigung zur Überprüfung der ELStAM“ ausstellen. Antragsformulare finden Sie hier oder unter www.formulare-bfinv.de. Bis zur Klärung, welche Lohnsteuerabzugsmerkmale zutreffend sind, hat er – mit Ihrer Zustimmung – die Möglichkeit, die Entgeltabrechnungen sechs Kalendermonate nach den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorzunehmen.
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2.5.2 ELStAM-Verfahren nach dem Einführungszeitraum
Für das ELStAM-Verfahren müssen Sie Ihrem Arbeitgeber nur Ihr Geburtsdatum und ihre steuerliche Identifikationsnummer mitteilen, sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
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3. Datenschutz
Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung. Nur Ihre aktuellen Arbeitgeber sind zur Anfrage und zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.
Die Übermittlung und Speicherung der ELStAM erfolgt nach den geltenden Datenschutzbestimmungen.
Wie werde ich über meine ELStAM informiert?
Die erstmalig gebildeten ELStAM zum 1. Januar 2012 wurden im Herbst 2011 im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen Ihrer ELStAM sind nach dem Start des elektronischen Verfahrens aus Ihrer Entgeltabrechnung ersichtlich. Auskünfte zu den ELStAM erhalten Sie auch bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder durch Abruf im ElsterOnline-Portal.
Wie lange werden Zugriffsdaten der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung gespeichert?
Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.
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4. Ausnahmefälle
4.1. Ausstellung einer Ersatzbescheinigung
Sollten Sie für das Kalenderjahr 2013 erstmals ein Arbeitsverhältnis beginnen, stellt Ihnen das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus (sogenannte Ersatzbescheinigung). Gleiches gilt, wenn ein weiteres Arbeitsverhältnis aufgenommen wird. Darüber hinaus stellt das Finanzamt für das Jahr 2013 auch eine Ersatzbescheinigung aus, wenn die Lohnsteuerkarte 2010 verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden ist.
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4.2. Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland
In allen Fällen, in denen Sie nicht nach § 1 Absatz 1 Einkommensteuergesetz unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt wurde (zum Beispiel Auslandsbedienstete oder Grenzpendler – § 1 Absatz 2 und Absatz 3 Einkommensteuergesetz – und beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die im Inland Arbeitslohn beziehen) stellt Ihnen auf Antrag das Betriebsstättenfinanzamt Ihres Arbeitgebers eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Der Antrag kann auch vom Arbeitgeber gestellt werden.
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4.3. Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer
Haben Sie Ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland und wurde Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer mitgeteilt, legt Ihr Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale längstens für einen Zeitraum von drei Monaten zugrunde. Sie haben so die Möglichkeit innerhalb dieser drei Monate eine Identifikationsnummer zu beantragen (www.identifikationsmerkmal.de) . Wird nach Ablauf von drei Monaten keine steuerliche Identifikationsnummer dem Arbeitgeber vorgelegt, hat er für die Lohnsteuerberechnung die Steuerklasse VI anzuwenden. In den Fällen, in denen Sie die Nichtvorlage der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten haben, besteht die Möglichkeit, eine Ersatzbescheinigung durch Ihr zuständiges Wohnsitzfinanzamt ausstellen zu lassen.
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4.4. Besonderheiten bei Kinderfreibeträgen für Kinder unter 18 Jahren
Seit dem Jahr 2011 werden keine steuerlichen Lebensbescheinigungen mehr ausgestellt. In diesen Fällen müssen Sie beim Wohnsitzfinanzamt (einmalig) unter Vorlage der Geburtsurkunde die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages bis zur Volljährigkeit des Kindes beantragen.
Auch für Kinder unter 18 Jahren, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben, muss die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages immer beim Finanzamt beantragt werden.
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4.5. Unterdrückung eines Kinderfreibetrages
Durch den Abruf der ELStAM erhält Ihr Arbeitgeber auch Auskünfte über die Anzahl Ihrer Kinderfreibeträge. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt.
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4.6. Pauschbeträge für Menschen mit Behinderungen
Eintragungen und Änderungen bei Pauschbeträgen wie
• Erstmaliger Eintrag eines Behindertenpauschbetrages
• Übertragung eines Behindertenpauschbetrages auf den Ehegatten oder die Eltern
• Aufteilung von Behindertenpauschbeträgen auf verschiedene Lohnsteuerkarten bzw. Ersatzbescheinigungen
werden immer durch das Finanzamt durchgeführt.
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5. Vordrucke
Sämtliche Vordrucke und Antragsformulare finden Sie hier oder unter www.formulare-bfinv.de
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6. Antworten auf die häufigsten Fragen zu ELStAM finden Sie hier (FAQ)
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7. Informationen des BMF
BMF-Schreiben vom 02.10.2012 (Startschreiben)
BMF-Schreiben vom 11.10.2012 (Anwendungsschreiben)
BMF-Schreiben vom 19.12.2012 (Startschreiben vom 19.12.2012)
BMF-Schreiben vom 25.04.2013 (Verfahrenserleichternde Regelung zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs)
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