Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte - Informationen für Arbeitgeber
Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte wird die Papier-Lohnsteuerkarte ab dem Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmal) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.
Der Termin für die erstmalige Anwendung der ELStAM ist grundsätzlich der 01.01.2013. Die Arbeitgeber können ihre Arbeitnehmer bereits seit dem 01.11.2012 anmelden und die ELStAM abrufen. Im Rahmen einer Kulanzregelung wird den Arbeitgebern ein selbst gewählter Einstiegszeitpunkt in das Verfahren im Laufe des Jahres 2013 ermöglicht. Die ELStAM müssen zumindest für einen im Jahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden. Im Jahr 2013 können das bisherige Papierverfahren und das neue elektronische Verfahren nebeneinander Anwendung finden.
Die Lohnsteuerkarte 2010 behält mit allen Eintragungen bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM im Jahr 2013 ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuerkarte 2010 nicht am Jahresende vernichten, sondern muss sie bis zum Ende des Jahres 2014 aufbewahren. Im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die gleichen Grundsätze gelten auch für ausgestellte Ersatzbescheinigungen.
Im Gegensatz dazu müssen die Bescheinigungen nach § 39 Abs. 3 EStG (ehemals § 39c und § 39d EStG) beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers jährlich neu beantragt werden.
Härtefallregelung im Papierverfahren (§ 41b Abs. 3 EStG):
Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung bisher nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt, sondern die Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 erteilt, gelten Besonderheiten:
• Die Lohnsteuerkarte wird dem Arbeitnehmer für die Durchführung der persönlichen Einkommensteuerveranlagung ausgehändigt.
• Soweit das Arbeitsverhältnis weiter besteht, sind die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch für den Übergangszeitraum weiter anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer schriftlich erklärt,
dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale weiterhin zutreffend sind.
• Ändern sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung vorzulegen.
• Auch bei einem Arbeitgeberwechsel muss eine Ersatzbescheinigung beim Finanzamt beantragt werden.
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2. Die elektronische Lohnsteuerkarte
Durch die Ablösung des Papierverfahrens wird das Lohnsteuerabzugsverfahren deutlich einfacher. In einem ersten Schritt wurde bereits die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung (Rückseite der Lohnsteuerkarte) durch den Arbeitgeber ab 2005 realisiert. Die Arbeitgeber müssen seitdem die Lohnsteuerkarten am Ende des Jahres nicht mehr an ihre Arbeitnehmer zurückgeben.
In einem zweiten Schritt werden ab dem Jahr 2013 die Informationen auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte elektronisch bereitgestellt. Der Arbeitgeber erhält die Lohnsteuerabzugsmerkmale dann direkt von der Finanzverwaltung. Damit ist die Papierkarte als Träger dieser Informationen nicht mehr notwendig. Die Herstellung und Verwaltung von Lohnsteuerkarten entfällt. Davon profitieren die Bürger ebenso wie die Arbeitgeber, Gemeinden und die Finanzverwaltung.
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2.1. Wie funktioniert das neue Verfahren?
Für das ELStAM-Verfahren muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch seinen Geburtstag und seine steuerliche Identifikationsnummer mitteilen, sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Diese Angaben wurden auf der Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung aufgedruckt.
Damit kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen. Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber bereits am ELStAM-Verfahren teilnimmt, muss ihm im Einführungszeitraum immer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung vorgelegt werden.
Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten durch die Finanzverwaltung elektronisch mitgeteilt.
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2.1.1. Überblick über die neue Zuständigkeitsverteilung
|
Gemeinden |
Finanzverwaltung |
| Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale |
|
X |
| Speicherung der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale in der Datenbank |
|
X |
| Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Arbeitgeber |
|
X |
| Bereitstellung der Änderungslisten |
|
X |
| Melderechtliche Änderungen |
X |
|
| Übermittlung der melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung |
X |
|
2.2. Ihre Vorteile auf einen Blick
|
Lohnsteuerkarte (alt) |
elektronische Lohnsteuerkarte (neu) |
| Erinnerung zur Abgabe der Lohnsteuerkarte |
möglich |
entfällt |
| Manuelle Erfassung der Lohnsteuerkarte |
notwendig |
entfällt |
| Manuelle Änderungsdienste für die Lohnsteuerkarte |
notwendig |
entfällt |
| Lagerung und Herausgabe der Lohnsteuerkarte unterjährig |
notwendig |
entfällt |
| Vernichtung der Lohnsteuerkarte am Jahresende |
notwendig |
entfällt |
| Herausgabe der Lohnsteuerkarte |
möglich |
entfällt |
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2.3 Besonderheiten im Einführungszeitraum
2.3.1 Gültige Papierbescheinigungen
Solange der Arbeitgeber im Einführungszeitraum das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, sind für den Lohnsteuerabzug folgende Papierbescheinigungen zugrunde zu legen:
1. die Lohnsteuerkarte 2010 oder
2. eine Ersatzbescheinigung
Wird im Übergangszeitraum erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt stattdessen eine Ersatzbescheinigung aus.
Sind zu den oben genannten Papierbescheinigungen abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden, kann sie der Arbeitnehmer anhand folgender Dokumente nachweisen:
1. Ausdruck der gültigen ELStAM durch das Finanzamt
2. Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug
3. Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur "Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)“
Diese Dokumente können nur berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitgeber eine Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung vorliegt.
Es ist zu beachten, dass mit jedem neuen Nachweis alle bisherigen Eintragungen ungültig werden. Nur der aktuellste Nachweis gilt.
Eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug stellt das Finanzamt aus, wenn fehlerhafte ELStAM nicht zeitnah berichtigt werden können. Zeitgleich wird der elektronische Arbeitgeberabruf durch das Finanzamt gesperrt, so dass für die Dauer der Sperre durch den Arbeitgeber weder eine Anmeldung noch ein Datenabruf für diesen Arbeitnehmer erfolgen kann.
2.3.2 Besonderheiten für Auszubildende
Bei unbeschränkt steuerpflichtigen ledigen Arbeitnehmern, die ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum sowie seine Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Diese Bestätigung ist bei Ausbildungsbeginn ab dem Jahr 2011 für die Folgejahre zu wiederholen. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Arbeitnehmers bis zum Ablauf des Kalenderjahres als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.
2.3.3 Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer
Legt der Arbeitnehmer bei Beschäftigungsbeginn keine Ersatzbescheinigung vor, zum Beispiel weil die Vergabe der Identifikationsnummer gerade erst angestoßen wurde, hat der Arbeitgeber die Lohnbesteuerung für einen Übergangszeitraum von bis zu drei Monaten nach den ihm bekannten Familienverhältnissen des Arbeitnehmers vorzunehmen. Dies gilt, solange den Arbeitnehmer nachweislich kein Verschulden an der Nichtvorlage der Ersatzbescheinigung trifft (§ 39c Absatz 1 und 2 EStG). Nach Vorlage der Ersatzbescheinigung ist der Lohnsteuerabzug gegebenenfalls zu korrigieren.
2.3.4 Arbeitgeberwechsel
Bei einem Arbeitgeberwechsel wird wie bisher die Lohnsteuerkarte 2010 oder die ausgestellte Ersatzbescheinigung vom bisherigen Arbeitgeber zurückgegeben und dem neuen Arbeitgeber ausgehändigt. Soweit dem Arbeitgeber weitere Nachweise vorgelegt wurden, sind diese mit auszuhändigen. Der Arbeitnehmer muss diese Unterlagen dem neuen Arbeitgeber vorlegen.
2.3.5 Wiedereinsteiger
Nimmt ein Arbeitnehmer (z.B. nach Elternzeit) wieder eine nichtselbständige Tätigkeit auf, muss er auf jeden Fall die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung des Finanzamtes vorlegen.
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3. Anwendung des elektronischen Verfahrens – Schritt für Schritt erklärt
3.1. Einmalige Registrierung des Arbeitgebers im ElsterOnline-Portal
Voraussetzung für einen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist die Registrierung mit einem Organisationszertifikat unter Verwendung der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Diese muss im ElsterOnline-Portal  vorgenommen werden. Hierdurch ist eine eindeutige Identifikation des Arbeitgebers gewährleistet.
Über das Zertifikat ist vollumfänglich nachvollziehbar, welcher Arbeitgeber zu welchem Zeitpunkt welche Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat. Als Hilfestellung bei der Registrierung haben wir Ihnen eine Anleitung zum Download bereit gestellt.
Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln lassen entfällt für Sie die Pflicht zur Authentifizierung.
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3.2. Anmeldung des Arbeitnehmers
1. Die Anmeldung der Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren erfolgt mit einer vom Arbeitgeber eingesetzten Software zur Lohnabrechnung oder über ElsterFormular.
2. Der Arbeitgeber muss folgende Informationen bereit stellen:
a. das Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
b. die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers,
c. die Auskunft, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern. Hat das Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2012 bestanden, liegen dem Arbeitgeber die erforderlichen Informationen (Geburtsdatum und Identifikationsnummer) zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale bereits vor. Diese wurden auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung aufgedruckt. Ein Hauptarbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber im Einführungszeitraum nur anmelden, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine entsprechende Ersatzbescheinigung mit einer familiengerechten Steuerklasse (I bis V) vorliegt.
Der Arbeitgeber soll seine Arbeitnehmer zeitnah über seinen Einstieg in das ELStAM-Verfahren informieren.
Achtung: Die Anmeldung kann nur mit einem gültigen Organisationszertifikat, das unter Verwendung der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt wurde, erfolgen (siehe 3.1.).
Im Einführungsjahr 2013 hat der Arbeitgeber grundsätzlich sämtliche Arbeitnehmer einer lohnsteuerlichen Betriebsstätte zeitgleich in das ELStAM-Verfahren einzubeziehen. Um den Einstieg in das ELStAM-Verfahren zu erleichtern, besteht aber auch die Möglichkeit, die Arbeitnehmer im Laufe des Jahres 2013 stufenweise (zu verschiedenen Zeitpunkten) in das ELStAM-Verfahren zu überführen.
In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht anmelden. Grundsätzlich ist in diesen Fällen die Steuerklasse VI anzuwenden. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde gelegt werden. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers erfolgen.
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3.3. Abruf der elektronischen Lohnsteuermerkmale
Der Arbeitgeber bekommt die ELStAM der von ihm angemeldeten Arbeitnehmer zum Abruf bereit gestellt. Nach erfolgreichem Abruf der ELStAM sind diese grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und im Lohnkonto aufzuzeichnen. Eine Rückkehr zum Papierverfahren ist danach grundsätzlich nicht mehr möglich.
Für die Bereitstellung der ELStAM sind vier Fallgestaltungen zu unterscheiden:
1. Bereitstellung nach Neuanmeldung der angemeldeten Arbeitnehmer zum Verfahrensbeginn oder bei Betriebsneugründungen.
2. Bereitstellung nach Anmeldung eines neuen Arbeitnehmers im laufenden Verfahren.
3. Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (z. B. nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat, wie Steuerklasse, Freibeträge etc.) bis zum fünften
Arbeitstag des Monats in Änderungslisten.
Der Arbeitgeber/Datenübermittler ist verpflichtet, die Änderungsliste abzurufen. Änderungslisten werden nur erzeugt, wenn sich Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert haben.
Um von der monatlichen Abrufverpflichtung befreit zu werden, bietet die Finanzverwaltung im ElsterOnline-Portal einen Mitteilungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von neuen bzw. geänderten ELStAM informiert.
4. Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren (z.B. nach Datenverlust beim Arbeitgeber) in Form einer Bruttoliste. Hierzu ist ein formloser Antrag
beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich.
In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, erhält der Arbeitgeber keine Änderungsliste für den entsprechenden Arbeitnehmer. Der Lohnabrechnung ist dann die vom Arbeitnehmer vorgelegte Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen. Fehlt diese, kommt die Steuerklasse VI zur Anwendung. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend können die ELStAM des Arbeitnehmers abgerufen werden.
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3.4. Information des Arbeitnehmers über seine persönlichen ELStAM
Die erstmalig gebildeten ELStAM zum 1. Januar 2012 wurden den Arbeitnehmern im Herbst 2011 in Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen der ELStAM erfährt der Arbeitnehmer aus seiner Lohnabrechnung. Auskünfte zu den ELStAM erhält der Arbeitnehmer auch bei seinem zuständigen Finanzamt oder durch Abruf im ElsterOnline-Portal . Hier kann er auch sehen, welcher Arbeitgeber innerhalb der letzten zwei Jahre seine ELStAM abgerufen hat.
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3.5. Kulanzregelungen im Einführungszeitraum
3.5.1 Kulanzregelung bei technischen Problemen bei Einstieg in das ELStAM-Verfahren
Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Jahres 2013 weiterhin das Papierverfahren nach den bisherigen Bestimmungen anwenden.
3.5.2 Kulanzregelung bei technischen Problemen im laufenden Verfahren
Wenn nach Einstieg in das ELStAM-Verfahren der Abruf aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, können für einen Übergangszeitraum von bis zu drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde gelegt werden (§ 39c Absatz 1 EStG).
3.5.3 Verzicht auf die Anwendung der abgerufenen ELStAM
Der Arbeitgeber kann auf eine sofortige Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM verzichten. In diesen Fällen legt er für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten den Lohnabrechnungen die vorliegenden Papierbescheinigungen zugrunde. Der 6-Monats-Zeitraum kann auch über das Ende des Einführungszeitraums (31.12.2013) hinausreichen.
Für eine verzögerte Anwendung der erstmals abgerufenen ELStAM ist die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Dieser Zeitraum kann zur Überprüfung der ELStAM genutzt werden. Hierfür – aber auch für eine spätere Prüfung der ELStAM – kann er eine „Bescheinigung zur Überprüfung der ELStAM“ ausstellen. Das entsprechende Formular finden Sie unter www.formulare-bfinv.de .
Diese Regelung gilt auch für Fälle, in denen die ELStAM bereits für einen Lohnabrechnungszeitraum zur Anwendung gekommen sind.
Wendet der Arbeitgeber die Kulanzregelung an, besteht für ihn weder eine Rückrechnungs-/Korrekturpflicht noch eine Anzeigeverpflichtung für den 6-Monats-Zeitraum bzw. auf den 1. Januar 2013.
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3.6. Abmeldung des Arbeitnehmers
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer abzumelden. Die Abmeldung ist auch im Falle einer vorliegenden Arbeitgeberabrufsperre möglich. Im Übergangszeitraum sind dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung und ggf. weitere Nachweise auszuhändigen.
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3.7. Härtefallregelung im ELStAM-Verfahren
Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die ELStAM der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten (§ 39e Absatz 7 EStG). Das Betriebsstättenfinanzamt erteilt dafür auf Antrag eine Ausnahmegenehmigung. Das entsprechende Formular finden Sie hier oder unter www.formulare-bfinv.de. . Der Arbeitgeber hat in dem Antrag seine Arbeitgeber-Steuernummer, die Identifikationsnummer und den Geburtstag der beschäftigten Arbeitnehmer sowie die Information, ob es sich jeweils um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. anzugeben.
Weil der Einführungszeitraum zum 31.12.2013 endet, können Härtefallanträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren für das Kalenderjahr 2013 frühestens mit Wirkung ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum in 2013 gestellt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt steht das Papierverfahren ohnehin zur Verfügung.
Nach Erhalt des Antrags veranlasst das Betriebsstättenfinanzamt die Übersendung einer arbeitgeberbezogenen Bescheinigung an den Arbeitgeber. Diese Bescheinigung beinhaltet die Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Arbeitnehmer und gilt nur für das aktuelle Kalenderjahr, für das sie ausgestellt wurde. Der Antrag auf Gewährung der Härtefall-Regelung muss für jedes Kalenderjahr neu gestellt werden.
Auf Grundlage der Angaben im Antrag meldet das Betriebsstättenfinanzamt den/die betroffenen Arbeitnehmer an der ELStAM-Datenbank an. Die Abwicklung in der ELStAM-Datenbank erfolgt wie im üblichen Verfahren. Der Arbeitgeber bekommt lediglich die ELStAM seiner Arbeitnehmer und deren Änderungen schriftlich zur Verfügung gestellt.
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4. Antworten auf die häufigsten Fragen zu ELStAM finden Sie hier (FAQ)
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5. Erste Hilfe für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Auftreten der häufigsten Abweichungen und Problemstellungen beim Datenabruf leistet der Leitfaden für Lohnbüros .
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6. Datenschutz
Die Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung.
Nur der aktuelle Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale berechtigt. Hat der Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitgeber, sind auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) zum Abruf der Daten berechtigt. Den Nebenarbeitgebern steht nur ein Teil der Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Abfrage und zum Abruf zur Verfügung (Steuerklasse VI, Kirchensteuerabzugsmerkmal und gegebenenfalls Aufteilung von Freibeträgen). Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.
Die Übermittlung und Speicherung der ELStAM erfolgt nach den geltenden Datenschutzbestimmungen.
7. Informationen des BMF
BMF-Schreiben vom 02.10.2012 (Startschreiben)
BMF-Schreiben vom 11.10.2012 (Anwendungsschreiben)
BMF-Schreiben vom 19.12.2012 (Startschreiben zum erstmaligen Abruf)
BMF-Schreiben vom 25.04.2013 (Verfahrenserleichternde Regelung zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs)
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